Oversigt over leasingkontrakter
Den digitale assistent giver et overblik over alle aktuelle leasingkontrakter i virksomheden. Denne proces involverer at eksportere leasingkontrakterne fra AARO til excelfiler og navngive dem efter type. Ved hjælp af en eksisterende excelfil sammenligner den digitale assistent de to filer og sikrer, at hver virksomhed er tilknyttet den korrekte selskabskode. Herefter generer den en individuel e-mail til hver virksomhed, hvor leasingkontrakten vedhæftes og sendes til den ansvarlige person (f.eks. regnskabsansvarlig eller CEO). E-mailen indeholder og instruktioner om de forventede oplysninger, som virksomheden skal vende tilbage med.
Rykker for manglende månedsrapportering
Den digitale assistent er ansvarlig for at håndtere og følge op på manglende månedsrapporteringer. Ved hjælp af arket ‘Reporting overview’ logger den digitale assistent ind på AARO og eksporterer de nyeste data om månedsrapporteringer. På dagen for deadline filtrerer den efter de virksomheder, der endnu ikke har rapporteret. Hvis feltet ‘Reporting status’ er tomt, kræver den digitale assistent ingen rapport fra virksomheden. Hvis feltet ‘Undtaget’ er markeret, sendes den heller ingen rykker.
Kl. 16.00 på dagen for deadline sender den digitale assistent en påmindelsesmail til de virksomheder, der mangler at rapportere. Hvis virksomhederne stadig ikke har rapporteret dagen efter deadline, sender den digitale assistent en rykkermail med besked om, at rapporten skal modtages inden kl. 10.00 samme dag. Hvis der stadig ikke er svar, tages der telefonisk kontakt til virksomheden.
Kontrollerer balancedifference i månedsrapportering
Den digitale assistent har ansvaret for at håndtere balancedifferencer i virksomheders månedsrapportering. Ved at logge ind på AARO gennem arket ‘Reporting overview’ eksporterer assistenten de seneste data om månedsrapporteringerne. Herefter identificeres balancedifferencer baseret på specifikke krav til følgende felter:
- ‘Reporting status’ = ‘OK’
- ‘YYMMAA’ = ‘BS diff’
- ‘Balancediff’ = værdien af balancedifferencen
Ved balancedifference under 10.000 skal den digitale assistent tilgå AARO, vælge den pågældende måned hvor virksomheden og ‘balance sheet’ tilgås. Herefter skriver den balancedifferencen ind i feltet ‘2890 other current liabilites’, så balancen ryger i 0.
Ved balancedifference under 10.000 skal den digitale assistent sende en mail til virksomheden om, at der er en balancedifference, de skal håndtere.
“Redefinerer du jeres måde at tænke på jeres arbejdskraft, bliver I ikke bare digital ready, I får også mere tid til de ekstra sjove opgaver, der kan rykke jeres bundlinje.”
“Når du fjerner de kedelige, manuelle opgaver fra din erfarne medarbejders bord, får vedkommende tid til langt mere værdiskabende arbejde. Det giver en bedre arbejdsdag for medarbejderen, og det er godt for alle.”
UDVALGTE KUNDER
Lad os arbejde sammen
Kontakt os
Er du interesseret i få løst dine manuelle, repetitive opgaver af RPA-robotter? Har du spørgsmål til hvordan RPA-automatisering foregår, eller hvilke opgaver, der kan løses af vores digitale assistenter?
Kontakt en af vores medarbejdere, og hør mere om hvordan administrative robotter kan spare tid for dig og dine kolleger!
