Spilder I også tiden med dokumentscanningssystemer?

Dokumentscanningsløsninger, som f.eks. Continia’s Document Capture eller InfoRecon, har i mange år været en rigtigt smart løsning, når hverdagen skal lettes med det administrative arbejde med indkomne fakturaer eller ordrehåndtering.

Det er det sådan set stadig væk, men det efterhånden en lidt gammeldagsløsning – i hvert fald hvis medarbejdernes tid er værdifuld ;-).

Hvis I har mod på at tage et skridt mere op af digitaliseringstrappen, har vi efterhånden rigtigt gode erfaringer med løsninger, der anvender Microsoft AI’s dokumentløsningsværktøj og Power Automate. Disse teknologier læser dokumenterne med stor sikkerhed og kan trænes til at håndtere de detaljer, der er vigtige for jer. Det kan både være jeres kunders ordre, rekvisitioner eller leverandørernes fakturaer.

Teknologierne kan bidrage til følgende 5 gevinster og er samtidig selvfinansierende:

1. I stedet for kun at scanne dokumentet laver RPA-softwaren også den bagvedliggende proces. Dermed får I ikke blot aflæst dokumentet, men får også udført den proces, der hører til dokumentet.
2. I vil formentligt kunne spare alle eller nogle af omkostningerne til jeres dokumentaflæsningsprogram.
3. I kommer til at spare tid på manuelle, rutinepræget opgaver som at taste, kontrollere og godkende. Tid, der i stedet kan bruges på at levere bedre service eller udvikling af jeres forretning.
4. I undgår tastefejl og sikrer derved en ensartet behandling af processerne.
5. I sikre at opgaven altid bliver udført til deadline – uanset sygdom eller ferie hos kolleger, der normalt udfører arbejdet.

“Vores proces kan ikke automatiseres”. Denne sætning hører jeg tit, men i langt størstedelen af tilfældene viser det sig, at kunderne kan drage store fordele af teknologien alligevel. Målet er selvfølgelig altid at automatisere hele processen, men selv hvis det ikke er muligt, så overvej hvis 80% af alle ordre, bookinger, mv blev håndteret automatisk. Det alene giver som regel en kæmpe aflastning. Det betyder også at I kan arbejde mere frit, bruge tiden på at levere bedre kundeservice, der giver flere ordre eller måske mersalg.

Kigger man på mulighederne for at udvikle sin forretning og komme ind på nye markeder, så betyder flere transaktioner også en større arbejdsmængde. Dette vil resultere i, at ressourcerne også skal bruges på nye medarbejdere, behov for vidensdeling, ledelse mv, hvortil RPA-teknologien kan være behjælpelig med at håndtere de manuelle arbejdsopgaver, så ressourcerne kan omstruktureres til andre gavnlige arbejdsopgaver.

Er du interesseret i at høre mere om hvordan teknologien kan implementeres i din virksomhed, så kontakt mig (Per Lolk) direkte på +45 29 24 77 27.